Une entreprise se doit de conserver tous les documents qu’elle a émis ou reçus dans le cadre de son activité. Les délais de conservation peuvent varier selon la nature des documents et les obligations légales. L’administration fiscale peut être amenée à exercer des contrôles pendant ces délais.

Quels documents doivent être conservés ? Combien de temps doivent-il l’être ? Autant de questions que l’on se pose.

Retrouvez toutes ces informations :  https://www.economie.gouv.fr/entreprises/delai-conservation-documents

Et plus encore : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029

Sous quelle forme les documents peuvent-ils être conservés ?

Qu’il soit papier ou numérique, l’archivage des documents nécessite des considérations techniques, organisationnelle et réglementaires.

Avec la généralisation de la dématérialisation, les entreprises disposent de plus en plus de documents numériques (factures, contrats etc…). Attention néanmoins à la conformité des documents archivés. Ils doivent avoir une valeur probante qui leur confère ainsi une valeur juridique. Un certain nombre de conditions sont exigées pour pouvoir notamment garantir : l’authenticité (qui a créé le document, quand etc.), l’intelligibilité et l’intégrité du document (s’assurer qu’il n’y a pas eu d’altération, de modification etc.).

Archivage des documents : quels sont les enjeux pour les entreprises ?

Les principaux enjeux sont les suivants :

• juridiques : obligation légale de conserver les documents,
• économiques : sanctions financières en cas de contrôle et non présentation des documents par les administrations mais aussi gain de temps dans la recherche des documents,
• de sécurité : mise en place de dispositifs de sécurité pour assurer la bonne conservation des documents ; enjeu renforcé avec l’application du règlement général de protection des données (RGPD) pour les documents comportant des données personnelles.